Gestione del processo dei documenti di libera esportazione e importazione

Settore: Fashion

Amministrazione



Esigenza

Per le imprese che scambiano merci (attraverso sia importazioni sia esportazioni) con paesi extraUE, vi sono importanti adempimenti normativi cui assolvere, che comportano la raccolta, approvazione e gestione di una serie di documenti.

Tracciabilità e controllo del processo di gestione dei documenti di libera esportazione o importazione assumono quindi un ruolo chiave per le aziende il cui business, in maniera più o meno rilevante, sia rivolto ad aziende extraUE.

Le principali esigenze si possono riassumere come segue:

  • Poter gestire l’inserimento guidato e il più veloce possibile di tutti i documenti inerenti la libera esportazione o importazione di merci rispettivamente prodotte o acquistate.
  • Poter gestire dei fascicoli digitali, contenenti tutti i documenti destinati alla dogana, da inviare in autorizzazione all’ufficio preposto e successivamente agli uffici esterni di competenza.
  • Poter tracciare e monitorare gli esiti degli uffici doganali.

Realizzazione

Attraverso l’utilizzo di una maschera di profilazione, vengono richieste le informazioni necessarie alla corretta compilazione dei documenti.

Alla conferma, un workflow di processo controlla la validità delle informazioni.

Sempre attraverso workflow si procede alla generazione guidata dei documenti, partendo dall’utilizzo di modelli word preimpostati, e alla compilazione del fascicolo dei documenti di libera esportazione o di libera importazione.

Il fascicolo viene poi inviato alla direzione per le opportune autorizzazioni, senza emissione cartacea di documenti, così da ridurre i costi e i tempi di gestione.

Una volta approvato, il fascicolo sarà inviato tramite mail direttamente agli organi competenti, in attesa di approvazione dell’esportazione/importazione.

Ricevuti i documenti autorizzati, saranno inseriti nel fascicoli e il processo sarà concluso.


Risultati

Processo autorizzativo elettronico con conseguente riduzione dei tempi complessivi di gestione.

Semplificazione del lavoro dei dipendenti con conseguente ottimizzazione delle attività.

Significativa riduzione di carta con conseguente riduzione dei costi di stampa e gestione.

Invio automatico dei documenti con conseguente tracciatura dei documenti gestiti e inviati.

Riduzione tempi di consultazione fascicoli non chiusi, con conseguente uso efficiente del tempo a disposizione: è il sistema ad indicare eventuali documenti non rientrati oltre ai limiti di gestione prefissati dalla società.






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