DO IT WITH ARXIVAR


Soluzioni realizzate con ARXivar

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Archiviazione e Gestione documentale dei Contratti

Settore: Assicurativo

Vendite


Contratti

Esigenza

Il progetto nasce dalla necessità di archiviare digitalmente i contratti, al fine di eliminare la gestione della carta, e gestire in modo efficace le scadenze e il versioning

I nuovi contratti digitali sono caricati attraverso software dedicato e resi accessibili al personale aziendale secondo diversi livelli di permessi. 

I contratti pregressi  sono scansionati e caricati nella piattaforma di gestione in modo da permettere il trasferimento dell’archivio cartaceo in una struttura adeguata.


Realizzazione

  • Sono state create delle maschere dedicate nel sistema ARXivar che permettono di caricare le scansioni dei contratti ed eventuali allegati. 
  • Impostando i parametri relativi alla scadenza di ogni documento, si attivano le notifiche automatiche indirizzate al personale incaricato della gestione. 
  • La Revisione è governata attraverso un processo dedicato che agevola la gestione del profilo del documento e della sua modifica. 
  • Ogni contratto è gestito  in base ai permessi di riservatezza relativi all’area/ufficio di appartenenza di ciascun collaboratore aziendale. 


Risultati

Alert Scadenza

Tenere sotto controllo le date di scadenza dei contratti per il loro rinnovo, attraverso un processo (workflow) che avvisa l’utente in tempo utile per la revisione dello stesso, si è rivelata una scelta strategica per l’ottimizzazione dell’evasione delle pratiche.

Report Mensili

Per conoscere quanti contratti sono stati caricati o revisionati durante un periodo di tempo prestabilito, ogni primo giorno del mese il sistema rintraccia i documenti inseriti durante il mese precedente e crea un report consultabile dagli utenti tramite la piattaforma web.

Archiviazione Fisica dello Storico

I contratti pregressi, una volta inseriti nel sistema, sono organizzati per il loro trasferimento in scatole/buste corredate da Copertina e file Excel con i metadati ricavati dalla digitalizzazione e indicizzazione in ARXivar. In questo modo, attraverso un workflow, è possibile in ogni momento recuperare immediatamente il contratto cartaceo conservato presso una società esterna incaricata dello stoccaggio.


Do It W ARX



Anticipare i cambiamenti, crescere, sviluppare nuove competenze e offrire servizi sempre più personalizzati: un percorso che dal 1981 Sogesi persegue nella pratica quotidiana. Solidità, credibilità e reputazione solo i valori che offriamo alle oltre 400 PMI che ci hanno scelto come riferimento tecnologico. L’offerta ICT si fonda su partnership con i più importanti player mondiali del settore che, unita alle competenze degli oltre 90 collaboratori, ci ha garantito una crescita costante e il raggiungimento di importanti traguardi.

Un nostro asset fondamentale e distintivo è la capacità di offrire al cliente la certezza che ogni soluzione è studiata e modellata sulle sue specifiche esigenze di crescita e che, in qualsiasi momento, può contare su servizi di assistenza d’avanguardia in grado non solo di risolvere i problemi, ma di anticipare il loro insorgere grazie a un filo diretto con l’infrastruttura tecnologica aziendale.  



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