DO IT WITH ARXIVAR


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Digitalizzazione Documentale e Gestione Processi per l'Automotive

Settore: Multisettore

Vendite


Proposta 3

Esigenza

Uno delle principali criticità che ogni dealer del settore automobilistico percepisce è il bisogno di gestire la quantità di carta utilizzata per ogni transazione di veicoli nuovi o usati. Carta che inevitabilmente si accumula nel back office ed in ogni area disponibile o meno degli uffici. Una tale gestione comporta un notevole costo sia in termini di affitto e gestione del magazzino all'interno del quale vengono archiviati i documenti, sia in termini di materia prima utilizzata. infine, l'enorme quantità di documenti rende difficile distinguere l'ultima versione attendibile degli stessi con un grande spreco di risorse e tempo. 


Realizzazione

La prima fase è quella di acquisizione di tutte le informazioni contenute nei documenti prodotti dal DMS, fase che viene gestita in completa autonomia dal software, archiviandoli e rendendoli facilmente disponibili e consultabili, secondo le rispettive autorizzazioni a tutti gli utenti, sia all'interno dell'azienda sia in mobile all'esterno. Tutti i documenti sono archiviati ed indicizzati per le loro caratteristiche e dati fondamentali e secondo il contenuto dello stesso documento, permettendo così una completa ricerca FULL TEXT.

La seconda fase è la configurazione e l'abilitazione dei processi e dei Work Flow completamente automatizzati e di quelli che richiedono l'intervento degli utenti. Durante tutto il processo di digitalizzazione il cliente è sempre coinvolto attivamente in modo che tutto venga predisposto secondo le sue necessità e nel modo che meglio rispecchia il risultato che vuole ottenere.


Risultati

Il software è così pronto a gestire i documenti e le informazioni riguardanti la gestione del nuovo, dell'usato e dell'assistenza tecnica, grazie alla sua completa compatibilità con il software aziendale, una customizzazione puntuale ed una applicabilità pressoché illimitata.

Nel dettaglio, le singole attività che compongono e completano le precedenti macroattività possono così suddividersi: 

Management Amministrativo

  • Arricchimento delle fatture elettroniche tramite l'acquisto e l'estrazione degli allegati da file XML della fatturazione elettronica
  • Amministrazione delle fatture inviate per mezzo del Sistema di Interscambio (ciclo attivo della fatturazione elettronica)
  • Invio in conservazione fatture in nome e per conto
  • Invio in conservazione libri giornale, registri iva, ecc.
  • Gestione contratti fornitori
  • Approvazione fatture acquisto
  • Gestione omaggi
  • Gestione buste paga
  • Gestione fringe benefit
  • Richiesta ferie

Esercizio di gestione caratteristica

  • Inserimento in "pratica" o "fascicolo" e inserimento in "elenco barcode" dei documenti di tipo ODL e proposta acquisto veicoli in attesa scansione dei documenti
  • Recall cliente
  • Gestione reclami
  • Gestione multe
  • Tracciatura della condivisione dei documenti inviati a terzi 
  • Gestione test-drive
  • Vendita auto nuova con eventuale ritiro usato/rottamazione
  • Vendita auto usato con eventuale ritiro usato/rottamazione
  • Gestione documenti pratiche VN/VU
  • Gestione Finanziamenti/NLT/Leasing/BuyBack
  • Gestione noleggi/Contratto di fornitura di veicoli
  • Gestione vetture sostitutive
  • Gestione assicurazioni


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