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Fascicolo elettronico del Personale

Settore: Multisettore

HR


Esigenza

Il progetto nasce dalla necessità dell’Ufficio Personale di gestire la documentazione relativa ai dipendenti in parte archiviata su cartelle del file system e in parte ancora in formato cartaceo.

La gestione di questa considerevole mole di documenti comportava metodi obsoleti, costosi, lenti, inefficienti e poco sicuri, soprattutto guardando a quanto imposto a livello legislativo.

Da qui l’esigenza di potersi avvalere di un Fascicolo Elettronico del Personale come soluzione da realizzare con i giusti strumenti, eliminando quella massa critica di documenti prodotti per ogni dipendente.

Vista le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, è stata valutata la possibilità di provvedere ad archiviare i documenti e la documentazione in un unico repository tramite l’introduzione della piattaforma di Information & Process Management ARXivar.


Realizzazione

La prima fase del progetto ha riguardato il censimento dei documenti che devono far parte del Fascicolo del Dipendente.

Si è operata una Classificazione dei vari documenti:

  • Comunicazioni a Centro per l’impiego
  • Curriculum Vitae
  • Documenti di Identità
  • Rapporto di Lavoro
  • Cedolino
  • Documenti Assunzione
  • Anticipi TFR
  • Idoneità Sanitaria
  • Attestati di Formazione Obbligatoria
  • Assenze
  • Polizze Assicurative
  • Acconti e Saldi
  • Riepiloghi Acconti e Trasferte
  • Comunicazioni al Consulente del lavoro

 

Una volta definite le Classi Documentali, si è passati alla definizione dei profili (metadati).

Per ogni Classe Documentale sono quindi state realizzate Maschere e Modelli che guidano all’archiviazione dei documenti

Fanno eccezione alcune Classi Documentali, come i Cedolini, che prevedono un’archiviazione in modalità del tutto automatica attraverso l’utilizzo di connettori nativi di ARXivar i quali provvedono a profilare i documenti attraverso la mappatura diretta dei metadati con i valori presenti sui Cedolini stessi.

Si è quindi passati a definire le Riservatezze da applicare alle Classi Documentali per i vari Utenti e Gruppi di Utenti.

Sono inoltre state definite le relazioni che intercorrono tra le Classi Documentali e l’Anagrafica Dipendente:

Fascicolo Elettronico Del Personale

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Infine, sono stati implementati diversi WorkFlow e Scadenziari che hanno permesso di migliorare ed ottimizzare l’esecuzione di alcune procedure prima lasciate a  e di rendere la l’Ufficio Personale più veloce, agile e preciso nel compimento delle proprie funzioni.

WorkFlow:

  • Ferie e Permessi
  • Welcome Dipendente per la preparazione della documentazione necessaria per l’assunzione
  • Distribuzione Cedolini ai dipendenti

 

Scadenziari:

  • Scadenza Rapporto di Lavoro
  • Idoneità Sanitaria
  • Documenti Identità


Risultati

Gli immediati risultati raggiunti sono:

  • Eliminazione della circolazione di documenti in cartaceo
  • Semplificazione dei processi
  • Semplificazione dei tempi di ricerca dei documenti
  • Migliore condivisione delle informazioni
  • Sicurezza e protezione dei documenti
  • Riduzione di perdita di documenti/informazioni
  • Miglioramento del servizio al Personale

Ha inoltre permesso di:

  • Definire un formato standard
  • Gestire in modo mirato le autorizzazioni all’accesso
  • Gestire il versioning dei documenti
  • Mantenere traccia delle revisioni, degli accessi, delle modifiche
  • Organizzare la raccolta e la distribuzione dei documenti
  • Gestire agevolmente la fascicolazione
  • Impostare Scadenziari

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