Gestione quarta copia del FIR

Settore: Multisettore

Esigenza

Il progetto nasce dall’esigenza di inviare per PEC, invece che per posta raccomandata o brevi manu, al produttore del rifiuto la quarta copia del FIR (Formulario Identificazione Rifiuto), ottemperando però alle norme in merito, in particolare rispettando i seguenti requisiti:

• firma digitale del file PDF della quarta copia del FIR (se viene scelta la conservazione sostitutiva del documento);
• invio tramite PEC alla PEC del produttore.

Realizzazione

 

E' stata realizzata una integrazione tra Arxivar e GRIF Plus (software per la gestione rifiuti) che prevedere un workflow siffatto:

• al salvataggio delle registrazioni dei FIR con peso verificato a destino da GRIF vengono stampate delle etichette con codice a barre contenenti i profili documentali del FIR;
• le etichette vengono applicate sulle quarte copie dei FIR;
• tali documenti, così etichettati, vengono scansionati;
• Arxivar archivia i PDF completi dei loro profili documentali, li firma digitalmente e li invia per PEC alla PEC del produttore (che legge dalla sua anagrafica in Grif Plus);
• In Arxivar è possibile, tramite un pannellino di controllo, monitorare gli invii e le ricezioni delle PEC.

Risultati

Questi i principali risultati ottenuti grazie alla completa automatizzazione del processo:

• liberazione di risorse che prima venivano dedicate alla preparazione manuale dei plichi di FIR e alla loro relativa spedizione;
• risparmio dei costi di spedizione cartacea;
• archiviazione automatica del documento FIR con relativa semplificazione nella ricerca dello stesso

liberazione di spazi dedicati all’archiviazione dei documenti cartacei e diminuzione dei relativi costi di occupazione dello spazio.