DO IT WITH ARXIVAR


Soluzioni realizzate con ARXivar

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Automatizzare la gestione degli ordini cliente

Settore: Multisettore

Vendite


DOIT Ordini

Esigenza

La gestione degli ordini clienti è un processo articolato, composto da diverse fasi. In particolare, la complessità aumenta quando i progetti da realizzare non sono standardizzati, ma vengono creati ad hoc sulla base delle richieste specifiche poste dal cliente. 

In tutto ciò, precisione, coordinazione e gestione del tempo sono fondamentali. E’ importante essere precisi perché alla base della proposta deve esserci un progetto ben costruito e studiato nel dettaglio, frutto della coordinazione di tecnici e commerciali; ma è altresì importante rispondere in tempi brevi alla richiesta del cliente, onde evitare che possa rivolgere la sua attenzione altrove, e tenerlo aggiornato sullo stato di avanzamento del processo.


Realizzazione

Grazie ad ARXivar, è stato messo a punto un workflow in grado di replicare in digitale le varie fasi del processo di gestione dell’ordine:

1. Ricezione della richiesta di preventivo. Il cliente, dotato di credenziali personali, inserisce in autonomia la propria richiesta nel portale messo a disposizione dall’azienda. L’interfaccia è semplice, immediata e l’utente viene guidato in tutte le varie fasi.

2. La domanda viene automaticamente inserita nel sistema e trasmessa all’ufficio tecnico, che studia e mette a punto il progetto.

3. Il progetto viene inviato poi all’ufficio commerciale, che sulla base di quanto deciso nei precedenti passaggi, formula la proposta economica e carica il preventivo completo nel portale.

4. A questo punto, sempre tramite portale, il cliente visualizza il preventivo e può decidere se accettarlo o meno. In caso di accettazione, il preventivo viene trasformato automaticamente in ordine ed il sistema di workflow notifica a tutte le aree interessate il nuovo stato.

5. L’ordine arriva in produzione, completo di tutta la documentazione fin qui prodotta. 

6. Il processo si conclude con la spedizione e la fatturazione.


Risultati

  • La procedura interna di gestione dell’ordine viene digitalizzata e automatizzata, con un risparmio di tempo notevole. 
  • Il cliente può ricevere risposta in tempi certi e tenere sempre monitorato lo stato di avanzamento del suo ordine 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
  • La documentazione prodotta dai vari uffici viene centralizzata, digitalizzata e resa sempre disponibile.
  • I tempi di produzione e consegna possono essere schedulati con precisione.
  • In caso di ritardi, si attiva automaticamente un sistema di alert che notifica immediatamente il problema.


Do It W ARX



Dal 1997, A3 Soluzioni Informatiche affianca imprese e professionisti nel processo di Digital Transformation. In un mercato in continua evoluzione, la nostra mission è quella di aiutare le aziende ad ottimizzare ogni aspetto del loro business, partendo proprio dalla digitalizzazione dei processi informativi.

La nostra proposta si è sviluppata negli anni per garantire un supporto completo alle aziende che ci scelgono come partner tecnologico: sviluppiamo progetti personalizzati per ogni esigenza, fornendo le migliori soluzioni software (con gestionali quali ARXivar, ERP, CRM, Business Intelligence) ed hardware, occupandoci anche del lato web (siti Internet, e-commerce, portali B2B).



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