Soluzioni per funzione aziendale

La flessibilità è la nostra forza

Le aziende si approcciano alla gestione digitale dei documenti e processi aziendali in un'ottica di ottimizzazione delle risorse e migioramente delle attività: la trasformazione digitale è quindi un percorso graduale che può partire da un singolo reparto o business unit, per poi investire sempre più aree aziendali.

ARXivar traccia e definisce workflow in linea con le procedure, li esegue, li monitora, e li mantiene anche nella loro evoluzione: con un’unica piattaforma, integrata ai sistemi informativi già presenti in azienda, è possibile gestire esclusivamente alcune attività oppure l’intero sistema aziendale.

Approfondisci alcuni dei nostri casi di successo.

Acquisti

Il processo di acquisto é uno dei più trasversali e complessi di un’azienda: Migliaia di documenti prodotti all’anno, complesse procedure di approvazione ed una gestione troppo spesso in modalità parzialmente cartacea.

ARXivar permette di gestire l’intero ciclo dell’ordine di acquisto, dalla ricezione, catalogazione e archiviazione dei fornitori, alla gestione del ciclo passivo in modalità paperless, sia tramite procedura barcode che Ocr, fino alla gestione digitale di procedure altrimenti manuali.

  • Approvazione ordini di acquisto
  • Approvazione al pagamento delle fatture di acquisto
  • Scadenziario - piano pagamenti
  • Gestione Richieste di Acquisto
  • Spedizione ordini a fornitori
  • Gestione gare d'appalto
  • Gestire scadenze e rinnovi dei contratti attivi

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Amministrazione

La soluzione ARXivar per l’UFFICIO AMMINISTRATIVO permette di gestire tutte le fasi che compongono il Ciclo Attivo e Passivo di un’azienda.

Grazie alle integrazioni con gli altri sistemi presenti in azienda è possibile automatizzare molte attività amministrative:

  • Archiviazione elettronica documenti attivi
  • Archiviazione elettronica documenti passivi in ottica paperless
  • Gestione pratiche di rimborso
  • Approvazione al pagamento
  • Gestione digitale note spese
  • Gestione insoluti
  • Approvazione fatture fornitori
  • Controllo partite Iva comunitarie

CASE HISTORY - Acqua Novara SpA, ente gestore del servizio idrico integrato di 137 Comuni piemontesi, ha scelto ARXivar per gestire con un’unica soluzione automatizzata il ciclo attivo e passivo dei documenti amministrativi (LUL – CUD –Certificati ferie, permessi) e per portarli in conservazione elettronica a norma. >> Case History

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GDPR

ARXivar garantisce La CONFORMITA' Al General Data Protection Regulation Attraverso la gestione delle informazioni e dei processi aziendali

Le integrazioni con gli altri sistemi presenti in azienda garantiscono un approccio "by design":

  • Documenti crittografati accessibili solo da ARXivar
  • Gestione  di tutto il ciclo di vita delle Informazioni del Sistema
  • Storico di tutte le revisioni e modifiche sempre disponibile  (dimostrazione con prove documentali della piena conformità al regolamento)
  • Privacy Impact Assesment: Template predefinito per redazione PIA e flusso approvativo delle Aree competenti
  • Impostazione matrice dei rischi per il singolo trattamento e relative scedenze di verifica
  • Gestione Data Breach: Integrazione con tutte le applicazioni in uso per una gestione puntuale di eventuale violazione de dati (dalla notifica all'invio della comunicazone all'Autorità competente e agli utenti interessati

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Scopri come garantire la conformità al GDPR tramite la gestione dei processi

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Qualità e sicurezza in azienda

ARxivar permette di produrre, organizzare e diffondere le informazioni documentate del Sistema Qualità e Sicurezza,  e soprattutto di guidare e monitorare il corretto avanzamento delle procedure e dei processi in una logica plan-do-check-act.

  • Manuali e procedure trasformati in processi guidati
  • Gestione del rischio
  • Gestione reclami
  • Gestione non conformità
  • Azioni correttive e/o preventive
  • Gestione resi
  • Gestione revisioni procedure

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Scopri i vantaggi di gestire il sistema qualità ISO 9001:2018 con ARXivar

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Vendite

ARXivar aiuta le aziende a velocizzare e migliorare, evitando errori, la gestione di tutte le fasi di vendita e post vendita.

E’ possibile gestire tutte le informazioni e le comunicazioni con il cliente, dalle prime richieste di informazioni, agli invii di nuove offerte fino alla gestione delle conferme d’ordine e dei relativi contratti. Si aiutano così le imprese a curare maggiormente i rapporti con i clienti.

Alcuni esempi di processi ottimizzabili:

  • Emissione ed approvazione offerte a clienti
  • Gestione richiste clienti
  • Gestione ordini clienti
  • Verifica solvibilità del cliente
  • Gestione solleciti di pagamento
  • Approvazione e distribuzione circolari
  • Gestire contratti / ordini aperti (scadenze e rinnovi)

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Assistenza Tecnica

ARXivar permette di gestire e coordinare digitalmente l’assegnazione, il monitoraggio e l’esito degli interventi di manutenzione e agli operatori tecnici di compilare ticket di intervento direttamente dalla sede del cliente tramite tablet.

ARXivar snellisce e velocizza le fasi dei processi e riduce il rischio di perdita e compilazione errata dei documenti.

 

  • Gestione ticket di chiamate di intervento
  • Automatizzazione dei processi aziendali di assistenza, con il monitoraggio delle attività in tempo reale
  • Gestione dei contratti con canoni di assistenza
  • Tracciamento matricole e relativi spostamenti
  • Gestione manutenzioni e rapporti di intervento tecnico, connessi alla gestione del materiale
  • Statistiche ed analisi sulle attività di manutenzione

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CRM

ARXivar aiuta le aziende a gestire azioni di contatto verso clienti e prospect (mailing, lettere, telefonate, SMS) e organizza tutte le informazioni raccolte in maniera strutturata.

L'analisi dei dati è utile a sviluppare una comunicazione e un'offerta commerciale personalizzata.

  • Lead, prospect & account
  • Attività
  • Multicanalità
  • Opportunità
  • Documentazioni di vendita
  • Reports & BI
  • Importazione dati

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Export

Gestione della richiesta “Visto uscire” (attestazione redatta dalle autorità doganali competenti, in cui si dichiara l'uscita della merce dal territorio comunitario via terra).

  • All’arrivo della bolletta doganale l’operatore scansiona il codice a barre e produce un relativo codice da attaccare al documento.
  • Contemporaneamente il codice acquisito attraverso il lettore viene inviato alla pagina web dell’Agenzia delle Dogane per interrogare il sistema circa lo stato della merce
  • Nel caso in cui la merce non sia ancora stata rilasciata il sistema continua ad interrogare il portale per i successivi 90 giorni (dalla data fattura), ovvero fino al termine ultimo per il rilascio della merce stessa.
  • Se l’esito dell’interrogazione al portale è positivo, ARXivar relaziona il visto uscire con la bolletta e la fattura

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Recupero Crediti

ARXivar Credit Manager è una soluzione applicativa orientata a soddisfare le esigenze organizzative, archivistiche e gestionali di uffici interni che si occupano di recupero crediti.

ARXivar non solo mette al sicuro le informazioni estratte dalle pratiche in un archivio elettronico, facilmente consultabile e aggiornabile, ma permette anche di inserirle in un flusso operativo che guida gli utenti nella gestione delle attività legate al recupero del credito.

  • Acquisizione e gestione documenti
  • Assegnazione automatica delle pratiche
  • Gestione registro affari ed antiriciclaggio in formato elettronico
  • Invio SMS e recall automatico degli insolventi
  • Controllo - gestione degli incassi e calcolo provvigioni esattoriali
  • Accesso web mobile

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Risorse umane

Sono molti gli aspetti che la divisione HR deve gestire: dalla selezione del personale all' approvazione di ferie e permessi, dalla gestione delle note spese e trasferte, alle comunicazioni ai dipendenti.

ARXivar è la soluzione ideale per gestire il personale in organico in modo sempre più efficiente e automatizzare le procedure quotidiane e ripetitive

  • Gestione curriculum vitae e ricerca nuovo personale
  • Gestione dell’iter di assunzione e creazione di un fascicolo dipendente
  • Gestione fascicoli dipendenti in base alle leggi della privacy.
  • Gestione richieste di viaggio di lavoro.
  • Richiesta e approvazione ferie e permessi tramite portale.
  • Creazione e distribuzione circolari e comunicazioni ai dipendenti.

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