Arxivar Gestione Email Pec 02

Gestione email pec ( in house )

ARXivar può gestire l'acquisizione e l'invio delle PEC con strumenti standard che vengono configurati a seconda delle esigenze del cliente .

COSA PUO’ FARE LA SOLUZIONE?

  • Invia ed archivia i messaggi di PEC, riconciliando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna

  • Archivia le PEC spedite e ricevute anche con sistemi di terze parti (webmail, ERP, etc)

  • Smista le PEC ricevute agli uffici di competenza

  • Guida nel processo di redazione e approvazione con firma digitale dei documenti da spedire via PEC

  • Ricerca le PEC per indici o con ricerca full-text nel contenuto

  • Traccia lo stato di consegna delle PEC inviate e lo stato di lettura di quelle ricevute

  • Conservazione Elettronica a norma in house o in cloud

    WORKFLOW RICEZIONE EMAIL PEC

Arxivar Gestione Email Pec 02

Assicura che i messaggi vengano letti dai referenti corretti gestendo eventuali condivisioni con altre aree aziendali, impedendo la cancellazione accidentale, gestendo le scadenze e avviando, se necessario, il processo di risposta.

WORKFLOW SPEDIZIONE EMAIL PEC

Invio PEC

Può essere invocato manualmente, automaticamente o come sottoprocesso in risposta ad una PEC ricevuta.

Sfrutta i modelli di documento (generici o specifici) per accelerare la redazione dei testi che saranno automaticamente convertiti in formato PDF, approvati, firmati digitalmente e spediti.

Gestione multicanale corrispondenza

La soluzione ARXivar permette di gestire tutte le fasi d'invio e ricezione delle comunicazioni aziendali interne e verso l'esterno, nei formati più diffusi e tramite differenti canali, con la possibilità di attivare workflow approvativi

ARCHIVIAZIONE

• PEC e relative ricevute di ritorno
• E-mail
• Documento elettronico
• Carta
• Fax 

SMISTAMENTO E CONDIVISIONE 

Le comunicazioni ricevute, vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.

COMPOSIZIONE AUTOMATICA 

ARXivar dispone di funzionalità che permettono di formattare e comporre il testo delle comunicazioni

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Gestione contratti con firma grafometrica

ARXivar permette una gestione totalmente paperless di tutte la fasi del processo di formalizzazione di un contratto, sia "a banco" che da remoto, in fase di consegna.

PROCEDURA DI FIRMA PRESSO IL PUNTO VENDITA/UFFICIO

  • Compilazione, da gestionale, da parte dell'operatore della scheda anagrafica del cliente e generazione documento

  • Visualizzazione, attraverso apposito schermo, del contenuto del documento

  • Utilizzo tavoletta di firma grafometrica per raccogliere la firma del cliente

  • Al termine della procedura i documenti firmati sono archiviati in un’apposita pratica e suddivisi per tipologia.

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Gestione email pec ( in house )

ARXivar può gestire l'acquisizione e l'invio delle PEC con strumenti standard che vengono configurati a seconda delle esigenze del cliente .

COSA PUO’ FARE LA SOLUZIONE?

  • Invia ed archivia i messaggi di PEC, riconciliando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna

  • Archivia le PEC spedite e ricevute anche con sistemi di terze parti (webmail, ERP, etc)

  • Smista le PEC ricevute agli uffici di competenza

  • Guida nel processo di redazione e approvazione con firma digitale dei documenti da spedire via PEC

  • Ricerca le PEC per indici o con ricerca full-text nel contenuto

  • Traccia lo stato di consegna delle PEC inviate e lo stato di lettura di quelle ricevute

  • Conservazione Elettronica a norma in house o in cloud

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Gestione digitale note spese

La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo: dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla conservazione digitale di tutta la documentazione

Cattura

  • Acquisizione giustificativi con smartphone o tablet
  • Acquisizione giustificativi via scanner

Estrazione dati

  • L’OCR riconosce la pezza giustificativa distinguendo scontrini, fatture, ricevute etc.
  • L’OCR estrae: data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa

Riconciliazione del report a quanto riconosciuto dall’OCR

Il sistema popola un report associando ogni scontrino alla riga corretta. Il report può essere firmato grafometricamente o in digitale.

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Gestione digitale DDT

La gestione dei DDT in termini di numeri e costi è uno dei processi più onerosi e impegnativi per l’azienda.

Un sistema digitalizzato per le spedizioni permette di semplificare le attività di logistica outbounduna maggiore efficienza e un risparmio di tempi/costi nella fase di spedizione.

Una soluzione digitale per questo processo riveste una particolare importanza specie per aziende di grandi dimensioni che contano centinaia di punti di consegna, per rifornire i quali vengono movimentati diversi migliaia di prodotti.

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Gestione digitale dell'ordine

Il processo di acquisto è uno dei più trasversali e complessi in azienda: migliaia di documenti prodotti all'anno, complesse procedure di approvazione ed una gestione troppo spesso in modalità parzialmente cartacea.

ARXivar permette di gestire l’intero ciclo dell'ordine di acquisto in modalita paperless: dalla ricezione, catalogazione e archiviazione dei fornitori, alla gestione del ciclo passivo, sia tramite procedura barcode che Ocr, fino alla gestione digitale di procedure altrimenti manuali.

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