
Gestione digitale note spese
La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo: dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla conservazione digitale di tutta la documentazione
Cattura
- Acquisizione giustificativi con smartphone o tablet
- Acquisizione giustificativi via scanner
Estrazione dati
- L’OCR riconosce la pezza giustificativa distinguendo scontrini, fatture, ricevute etc.
- L’OCR estrae: data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa
Riconciliazione del report a quanto riconosciuto dall’OCR
Il sistema popola un report associando ogni scontrino alla riga corretta. Il report può essere firmato grafometricamente o in digitale.
Processo autorizzativo
I documenti acquisiti vengono inviati all’ufficio HR che verifica la corretta gestione delle note spese ed eventualmente può richiedere integrazioni o modifiche (es. in mancanza di uno scontrino o in presenza di una spesa non autorizzata)
- Le fatture (contabilità passiva) vengono inviate all’amministrazione
- Altri documenti all’ufficio HR o alla direzione
Conservazione a norma
È possibile sottoporre al processo di conservazione a norma tutti i documenti trattati, in house oppure in outsourcing.
Vantaggi
Lato utente
- Procedura guidata e assistita (documentazione solo da confermare)
- Documenti in digitale da subito
- Notevoli risparmi su stampa, fotocopiatura, imbustamento, affrancatura e stoccaggio
Lato HR
- Il documento si muove in tempo reale
- Scambio immediato di messaggi con chi ha inviato la documentazione
- Migliore capacità di controllo sulla documentazione ricevuta