La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo: dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla conservazione digitale di tutta la documentazione

Cattura

• Acquisizione giustificativi con smartphone o tablet
• Acquisizione giustificativi via scanner

Estrazione dati

• L’OCR riconosce la pezza giustificativa distinguendo scontrini, fatture, ricevute etc.
• L’OCR estrae: data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa

Riconciliazione del report a quanto riconosciuto dall’OCR

Il sistema popola un report associando ogni scontrino alla riga corretta. Il report può essere firmato grafometricamente o in digitale.

Processo autorizzativo

I documenti acquisiti vengono inviati all’ufficio HR che verifica la corretta gestione delle note spese ed eventualmente può richiedere integrazioni o modifiche (es. in mancanza di uno scontrino o in presenza di una spesa non autorizzata)

• Le fatture (contabilità passiva) vengono inviate all’amministrazione
• Altri documenti all’ufficio HR o alla direzione

Conservazione a norma

È possibile sottoporre al processo di conservazione a norma tutti i documenti trattati, in house oppure in outsourcing.

Vantaggi

Lato utente

• Procedura guidata e assistita (documentazione solo da confermare)
• Documenti in digitale da subito
• Notevoli risparmi su stampa, fotocopiatura, imbustamento, affrancatura e stoccaggio

Lato HR

• Il documento si muove in tempo reale
• Scambio immediato di messaggi con chi ha inviato la documentazione
• Migliore capacità di controllo sulla documentazione ricevuta