Utilities

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Servizi per multiutility

ARXivar supporta ogni fase dei processi, permettendo di ottimizzare tempi e costi.

Fascicolo cantiere

ARXivar permette di riconciliare tutta la documentazione alla base dell'assegnazione di un cantiere. Un unico flusso di collaboration tra tutti gli attori coinvolti (Utilities, Authority e clienti), integrato agli applicativi  in uso (ERP,  Legacy, sistemi di controllo) garantisce il monitoraggio di ogni fase del processo e l'immediato reperimento di tutta la documentazione coinvolta. 

Document composition

ARXivar permette di semplificare all'area Legacy la gestione e composizione della documentazione di conclausola al termine dell'aggiudicazione di un appalto. Il processo prevede: 

  1. Composizione guidata del documento.
  2. Invio automatico alla controparte del documento, per eventuali modifiche e gestione delle revisioni.
  3. Firma digitale finale.
  4. Conservazione a norma del documento, per garantirne il valore legale. 

Protocollazione comunicazioni in uscita ed entrata

Gestione comunicazioni in entrata

Le comunicazioni ricevute, vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.

Gestione email PEC

Le caselle di posta elettronica certificata sono automaticamente svuotate e le mail PEC vengono:

  • Archiviate con relative ricevute di ritorno associate
  • Protocollate automaticamente
  • Smistate (per competenza, per conoscenza, assegnazione a singolo utente, assegnazione a gruppo addetti)

Gestione comunicazioni in uscita

ARXivar gestisce l’invio multicanale delle comunicazioni: Via Mail, Via PEC, Via FAX e Via canale tradizione delle Poste Italiane.

Durante l’invio l’operatore può monitorare l’avanzamento delle code d’invio. Se qualche informazione risulta mancante vengono attivati dei workflow per perfezionare i dati di spedizione.

  • Composizione del documento tramite modelli predefiniti.
  • Flusso approvativo (Resp.Area / Direzione)
  • Firma digitale remota
  • Protocollazione
  • Spedizione singla o multipla a seconda della tipologia del documento
 

Altri processi implementabili

  • Gestione contratti con firma grafometrica
  • Gestione processi d'indizione gara d'appalto
  • Gestione Consiglio di Amministrazione da remoto
  • Recupero crediti ed emissioni solleciti
  • Gestione manutenzione impianti

Benefici

Un unico strumento per la gestione dell'intera azienda, indipendentemente dai sistemi terzi da cui provengono le informazioni.
Ottimizzazione dei tempi di generazione dei documenti e del flusso di lavoro grazie a flussi guidati, automatismi e tools di document composition.
Strumenti di controllo e reportistica consentono di avere un’analisi dettagliata delle performance di processi e attività migliorando l’efficienza operativa.
Disponibilità immediata di documenti e informazioni, grazie alla riconciliazione automatica
Centralizzazione e facilitazione della collaboration: E’ possibile scambiare informazioni tramite chat, link ed email automatiche direttamente nel sistema.
Sicurezza dei dati e dei documenti gestiti: L’impostazione dei livelli di accesso alle informazioni garantisce i giusti parametri di riservatezza e integrità.

Scarica la Brochure del settore Utility:

Alcune case history:

Utility   INVENT

INVENT

Gestione digitale dell'intera azienda
OVEST SESIA

OVEST SESIA

Gestione pratiche paperless
GRUPPO ESTRA

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Gestione ciclo passivo

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