Utilities
Servizi per multiutility
ARXivar supporta ogni fase dei processi, permettendo di ottimizzare tempi e costi.
Fascicolo cantiere
ARXivar permette di riconciliare tutta la documentazione alla base dell'assegnazione di un cantiere. Un unico flusso di collaboration tra tutti gli attori coinvolti (Utilities, Authority e clienti), integrato agli applicativi in uso (ERP, Legacy, sistemi di controllo) garantisce il monitoraggio di ogni fase del processo e l'immediato reperimento di tutta la documentazione coinvolta.
Document composition
ARXivar permette di semplificare all'area Legacy la gestione e composizione della documentazione di conclausola al termine dell'aggiudicazione di un appalto. Il processo prevede:
- Composizione guidata del documento.
- Invio automatico alla controparte del documento, per eventuali modifiche e gestione delle revisioni.
- Firma digitale finale.
- Conservazione a norma del documento, per garantirne il valore legale.
Protocollazione comunicazioni in uscita ed entrata
Gestione comunicazioni in entrata
Le comunicazioni ricevute, vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.
Gestione email PEC
Le caselle di posta elettronica certificata sono automaticamente svuotate e le mail PEC vengono:
- Archiviate con relative ricevute di ritorno associate
- Protocollate automaticamente
- Smistate (per competenza, per conoscenza, assegnazione a singolo utente, assegnazione a gruppo addetti)
Gestione comunicazioni in uscita
ARXivar gestisce l’invio multicanale delle comunicazioni: Via Mail, Via PEC, Via FAX e Via canale tradizione delle Poste Italiane.
Durante l’invio l’operatore può monitorare l’avanzamento delle code d’invio. Se qualche informazione risulta mancante vengono attivati dei workflow per perfezionare i dati di spedizione.
- Composizione del documento tramite modelli predefiniti.
- Flusso approvativo (Resp.Area / Direzione)
- Firma digitale remota
- Protocollazione
- Spedizione singla o multipla a seconda della tipologia del documento
Altri processi implementabili
- Gestione contratti con firma grafometrica
- Gestione processi d'indizione gara d'appalto
- Gestione Consiglio di Amministrazione da remoto
- Recupero crediti ed emissioni solleciti
- Gestione manutenzione impianti
Benefici
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Alcune case history:
