Wiki - Conservazione a norma

Cos’è la conservazione digitale a norma

La conservazione digitale a norma è l’insieme di procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare il valore legale ai documenti informatici, nel tempo.

Per documenti informatico si intende:

  • Un documento nativo digitale (PDF, XML, TIFF etc.)
  • Un documento cartaceo reso digitale tramite processo di acquisizione informatica (scanner, foto etc.)

La normativa che regola la conservazione a norma

Quali documenti conservare

Il tema dell’archiviazione aziendale è regolato dall’articolo 2220 del Codice Civile sulla Conservazione delle scritture contabili.

Le scritture contabili, ossia tutti i documenti che attestano i movimenti finanziari di un’azienda, vanno conservati per dieci anni ma ci sono delle differenze anche in base al tipo di azienda. Ad esempio, i piccoli imprenditori non sono obbligati a conservare il libro giornale e il libro degli inventari, ma sono obbligati a tenere i registri per l’IVA e quello dei beni ammortizzabili.

Gli imprenditori che gestiscono aziende medio-grandi sono invece obbligati a conservare:

  • Libro giornale
  • Libro degli inventari       
  • Corrispondenza commerciale
  • Libro mastro
  • Libro di cassa
  • Libro magazzino
  • Libri sociali
  • Registri previsti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto
  • Scritture ausiliarie di magazzino
  • Registro dei beni ammortizzabili.

Inoltre, (secondo le Regole Tecniche di Conservazione pubblicate in G.U. il 12 marzo 2014) i contribuenti obbligati a fatturare elettronicamente hanno anche l’obbligo della conservazione elettronica (nello stesso formato di emissione, il formato xml) delle fatture, sia emesse che ricevute (entro e non oltre tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi).

 

Soluzioni per la conservazione sostitutiva

Con la conservazione elettronica si possono archiviare digitalmente la maggior parte dei documenti che esistono nell’Organizzazione, facenti parte sia del Ciclo Attivo che del Ciclo Passivo aziendale, equiparandoli ai documenti cartacei.


Alcuni esempi dei documenti dematerializzabili sono:

  • Ordini
  • Documenti di trasporto
  • Fatture
  • Ricevute e scontrini fiscali
  • Libro giornale
  • Registri iva
  • Dichiarazioni fiscali
  • Libro Unico del Lavoro
  • Giornali di magazzino
  • Libri sociali
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati da Pubbliche Amministrazioni
  • Contratti
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