Wiki - Gestione documentale
Definizione di gestione documentale
La gestione documentale (Document Management) è una pratica che consiste nell'archiviare documenti in formato digitale (nativi digitali o dematerializzati) all’interno di un sistema informatico che prende il nome di “Sistema di Gestione Documentale” (DMS – Document Management System).
La gestione documentale garantisce la corretta gestione dei documenti lungo tutto il loro ciclo di vita: dall’archiviazione o produzione alla conservazione.
Vantaggi della gestione documentale
Riduzione dei costi: La gestione documentale permette di evitare errori manuali e di conseguenza ottimizzare il lavoro, riducendo le inefficienze. Si vanno inoltre ad abbattere costi di archiviazione, spedizione e gestione analogica dei documenti.
Disponibilità dei documenti: La gestione digitale, grazie all’organizzazione dei documenti archiviati e ai metadati associati, consente la disponibilità immediata delle informazioni. Nel caso di soluzioni web il documento è accessibile ovunque.
Sicurezza e controllo: Grazie alla gestione del livello di accesso alle informazioni, i documenti sono gestiti in totale sicurezza e rispetto delle norme di privacy. Il monitoraggio degli accessi, permette inoltre di tenere traccia di qualunque operazione venga fatta, dal semplice accesso, alla modifica, al download.
Cosa è Document Management System (DMS)
Con Document Management System (DMS) si intende una categoria di sistemi software o piattaforme web che servono ad organizzare e facilitare la gestione collaborativa di documenti e informazione aziendali. Tecnicamente si tratta di un'applicazione che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. Quando il DMS è utilizzato in un'organizzazione strutturata, viene spesso denominato Enterprise Content Management (ECM), in questo contesto assume particolare importanza la funzione del workflow e dei report.
Soluzioni di Gestione Documentale
- Interfacciamento con sistemi ed ERP terzi.
- Archiviazione elettronica dei documenti, da canali diversi, in un repository centrale unico.
- Organizzazione dei documenti in fascicoli o pratiche.
- Associazione di un profilo documentale (metadati) al documento, usato come descrizione strutturata di caratteristiche e come parametro per la ricerca.
- Possibilità di ricercare un documento nei fascicoli o pratiche dedicate, tramite ricerca per metadati o la ricerca di testo nel documento (full text search).
- Gestione delle revisioni di un documento (versioning), in modo che sia accessibile la storia dello stesso.
- Definizione di utenti e gruppi di utenti nel sistema.
- Profilazione degli accessi al singolo documento. Ogni utente può compiere solo determinate azioni su ogni specifico documento, categoria di documenti o stato (ad esempio visione, modifica, cancellazione, aggiunta, modifica metadati, download, …)
- Possibilità di definire un workflow documentale, ovvero una serie di stati attraverso i quali il documento passa tramite azioni automatiche o manuali. Si pensi ad esempio al flusso bozza -> pubblicato -> obsoleto -> ritirato
- Riconoscimento ottico del testo in documenti immagine (OCR)
- Conservazione elettronica a norma
