Wiki - Workflow

Quale è il significato di workflow

Con workflow si intende “l’automazione, totale o parziale, di un processo aziendale, durante cui documenti, informazioni o attività passano da un esecutore a un altro, secondo un insieme di regole e di procedure.” 

Potremmo definire un workflow come la descrizione informatizzata di un processo attraverso la sua suddivisione in diverse micro-attività (task) correlate, che, una volta portate a termine portano all’attività successiva.

Cosa è un WFMS (workflow managament system)

Con workflow management system ci si riferisce a sistemi software o soluzioni web che permettono di impostare, gestire e monitorare i flussi di lavoro, e facilitare la collaborazione tra utenti.

Perché è utile una gestione di processi con workflow

  • Automazione: l’automazione ottimizza la gestione dei tempi e quindi riduce il fabbisogno di risorse umane. Inoltre, riduce gli errori e comporta una maggiore efficienza.
  • Eliminazione di processi o attività ridondanti: avendo visibilità sull’insieme dei task tramite workflow management è possibile individuare in maniera immediata le operazioni ripetitive o inutili.
  • Riduzione della spesa operativa: Un sistema di gestione dei flussi di lavoro permette di raggiungere gli stessi obiettivi con meno risorse.
  • Risposta tempestiva alle criticità: Un workflow management system rende evidenti tutti i passaggi di un’operazione di business, quindi monitorarli diventa molto più semplice. Per questo, in caso di emergenza, basteranno pochi click per individuare il problema ed elaborare le possibili soluzioni.

 

La gestione per workflow è indicata nelle PMI?

Competere sul mercato italiano, espandersi all’estero, crescere e uscire dalla dimensione di piccola impresa sono sfide che per essere vinte necessitano di una maggiore efficienza aziendale.

Ecco in dettaglio perché le piccole e medie imprese dovrebbero implementare una soluzione di workflow management.

  • Miglioramento della produttività: I dati chiave e le informazioni di tutti i reparti sono resi disponibili su un’unica piattaforma nel momento e nel luogo giusto. Il tutto senza la necessità di contattare impiegati di diversi reparti e/o passare da mail o comunicazione frammentata. Tutto questo aiuta a risparmiare tempo e ad aumentare la produttività.
  • Crescita aziendale e riduzione dei costi operativi
  • Maggiore flessibilità: Processi più snelli, nuove scorte di materie prime, variazioni dei dati di vendita, annullamento degli ordini etc. possono essere gestiti in modo flessibile ed efficiente.
  • Miglioramento del processo decisionale: Per prendere importanti decisioni aziendali occorrono dati precisi e aggiornati.

 

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